Viiri-projekti

HR-integraatioprosessin kehittämisen esityönä Itellassa toteutettiin selvitys, jossa kartoitettiin toteutuneissa yritysjärjelyissä esiin tulleita haasteita ja onnistumisia. Yksi esiin nousseista haasteista oli henkilöstön työhyvinvointi prosessin aikana. Toisaalta myös esimiehet kaipasivat enemmän tukea integraation läpiviemiseen.

Itella-konsernin työhyvinvointisäätiön tuella lähdimme rakentamaan Viiri-projektissa HR-integraatioprosessia, jossa edellä mainitut osa-alueet on huomioitu. 

HR-integraation toteuttaminen Itellassa

Itellan yritysjärjestelyissä tärkeässä roolissa on henkilöstön huomioon ottaminen. Itella-konserniin siirtyvästä henkilöstöstä huolehtiminen on meille tärkeää jo yritysjärjestelyn suunnittelun alkumetreiltä – yhtä tärkeää kuin huolehtiminen siitä, että transaktiosta vastaavat esimiehet pystyvät viemään prosessia ammattitaidolla ja että heillä on käytössään tarvittavat välineet ja tieto parhaista käytännöistä. Tämä on edellytyksenä yritysostolle asetettujen liiketoiminnallisten tavoitteiden toteutumiselle.

Nina Roos
Nina Roos
Viirin projektipäällikkö

 

HR-integraatioprosessia rakentamassa

HR-integraatioprosessin kehittämisen esityönä Itellassa toteutettiin selvitys, jossa kartoitettiin toteutuneissa yritysjärjelyissä esiin tulleita haasteita ja onnistumisia. Yksi esiin nousseista haasteita oli henkilöstön työhyvinvointi prosessin aikana. Toisaalta myös esimiehet kaipasivat enemmän tukea integraation läpiviemiseen.

Itella-konsernin työhyvinvointisäätiön tuella lähdimme rakentamaan Viiri-projektissa HR-integraatioprosessia, jossa edellä mainitut osa-alueet on huomioitu. 

Prosessia rakennettaessa lähtökohtana oli tunnistaa jo olemassa olevat HR-työkalut ja ottaa ne systemaattisesti osaksi HR-integraatioprosessia. Tämän lisäksi näimme tärkeänä ottaa huomioon eri toimijoiden näkökulmat. Olemme tunnistaneet HR-integraatioprosessin kannalta HR:n lisäksi tärkeimmiksi toimijoiksi liiketoimintajohdon, esimiehet ja henkilöstön.

Liiketoimintajohdon tärkeimpänä tavoitteena on yritysjärjestelyiden liiketoiminnallisten tavoitteiden toteutuminen. HR-integraatioprosessin päällimmäinen tehtävä on tukea näiden tavoitteiden saavuttamista onnistuneella ja oikea-aikaisella henkilöstötyöllä.

Esimiesten tehtävänä yritysjärjestelyissä on erityisesti vastata integraatioprosessin käytännön toteuttamisesta osana päivittäistä esimiestyötä. Itellan HR-integraatioprosessissa esimiehen näkökulma on huomioitu määrittelemällä selkeät tehtävät jokaiseen prosessin vaiheeseen sekä roolien ja vastuiden kautta tuleva käytännön tuki esimiehille. Esimiehen työtä integraatiossa tukevat työkalut ovat konkreettisia ja nopeita käyttää esimiehen hektisessä arjessa.

Henkilöstö kokee integraatiovaiheessa usein epävarmuutta tulevaisuudesta, mikä asettaa erityisiä paineita HR-integraatioon liittyvälle viestinnälle. Merkittävä osa yritysjärjestelyissä kohteena olleesta henkilöstöstä myös kokee väsymystä ja ongelmia työssä jaksamisessa integraatioprosessin aikana ja harkitsee jopa työpaikan vaihtoa.

Hyvin suunniteltu HR-integraatioprosessi varmistaa, että henkilöstöön kohdistuvat integraatiotoimenpiteet toteutetaan sujuvasti, viivytyksettä ja selkeästi kommunikoiden koko prosessin ajan. Esimerkiksi muutoskyselyllä kartoitetaan henkilöstön tuntoja prosessin eri vaiheissa, mikä mahdollistaa nopean reagoimisen ongelmatilanteissa. Samalla kartutamme tietoamme siitä, mitä ovat prosessimme onnistuneimmat käytänteet.

Prosessin avulla pyritään varmistamaan yritysjärjestelyjen kautta Itellaan tulevan henkilöstön sujuva siirtyminen Itellaan samalla edesauttaen henkilöstön sitoutumista ja työhyvinvointia.

HR-integraatioprosessi on osa Itellan yritysjärjestelyprosessia

Itellan HR integraatio on osa yritysjärjestelyprosessia ja se etenee yritysjärjestelyn vaiheiden ja päätösten mukaan. HR-integraatioprosessissa on kolme vaihetta: Alustava suunnittelu, suunnittelu ja integraation toteuttaminen. Integraation suunnittelu HR-prosessissa aloitetaan jo ennen yrityskaupasta päättämistä, jolloin esiselvitysvaiheessa voidaan mm. kerätä erityisesti integraation kannalta olennaisia tietoja suunnittelua varten. Suunnitteluvaiheessa tarkennetaan suunnitelma HR-integraation läpiviemiseksi – esiselvitysvaiheessa havaitut asiat huomioiden. HR-integraation toteuttaminen alkaa käytännössä kaupan julkistamisesta. HR-integraatiosuunnitelmaa toteutettaessa tehdään tiiviisti yhteistyötä sekä liiketoimintajohdon että muiden tukitoimintojen kanssa. Toteutuksen aikana onkin ensiarvoisen tärkeää havainnoida poikkeamia ja tarttua ongelmatilanteisiin välittömästi.

HR-integraatioprosessiin kuuluu Itellassa myös arviointi. HR-integraation onnistumista arvioidaan sekä integraatioprojektin päättyessä että erillisillä auditoinneilla, joissa arvioidaan prosessin käyttöä HR integraatiossa. Näin varmistamme HR integraatioiden toteuttamisen parhaalla mahdollisella tavalla ja hyödynnämme parhaita käytänteitä.

(Kirjoittajat toimivat Viiri-projektin projektipäällikkönä, Nina Roos, ja projektitiimin jäsenenä Anna Haaman.)